ระเบียบ
สหกรณ์ออมทรัพย์มหาวิทยาลัยอัสสัมชัญ จำกัด
ว่าด้วย “การรับจ่ายและเก็บรักษาเงิน พ.ศ. 2540”

      อาศัยความตามข้อบังคับของสหกรณ์ออมทรัพย์มหาวิทยาลัยอัสสัมชัญ จำกัด  ข้อ 81 ในการประชุมคณะกรรมการดำเนินการ ครั้งที่ 3/2540 วันที่ 18 มิถุนายน 2540 คณะกรรมการดำเนินการจึงได้กำหนดระเบียบว่าด้วย “การรับจ่ายและเก็บรักษาเงิน” โดยความเห็นชอบของกรมตรวจบัญชีสหกรณ์ไว้ดังต่อไปนี้

ข้อ 1

ระเบียบนี้เรียกว่า  “ระเบียบสหกรณ์ออมทรัพย์มหาวิทยาลัยอัสสัมชัญ  จำกัด ว่าด้วย  “การรับจ่ายและเก็บรักษาเงิน พ.ศ.2540”

ข้อ 2

ระเบียบนี้ให้ใช้บังคับตั้งแต่วันที่ถัดจากวันประกาศเป็นต้นไป

ข้อ 3

ให้ยกเลิก “ระเบียบว่าด้วยเงินสดสำรองในมือ พ.ศ.2539 ของสหกรณ์ออมทรัพย์มหาวิทยาลัยอัสสัมชัญ จำกัด และบรรดาระเบียบอื่นใด ในส่วนที่ กำหนดไว้แล้วในระเบียบนี้ หรือซึ่งขัด หรือแย้ง กับระเบียบนี้ ให้ใช้ระเบียบนี้แทน ให้ประธานกรรมการดำเนินการรักษาการ ให้เป็นไปตาม ระเบียบนี้

ข้อ 4

ในระเบียบนี้

“สหกรณ์”

หมายถึง สหกรณ์ออมทรัพย์มหาวิทยาลัยอัสสัมชัญ จำกัด

“ประธานกรรมการ”

หมายถึง ประธานกรรมการดำเนินการ สหกรณ์ออมทรัพย์มหาวิทยาลัยอัสสัมชัญ จำกัด

“รองประธานกรรมการ”

หมายถึง รองประธานกรรมการดำเนินการ สหกรณ์ออมทรัพย์มหาวิทยาลัยอัสสัมชัญ จำกัด

“คณะกรรมการ”   หมายถึง คณะกรรมการดำเนินการ สหกรณ์ออมทรัพย์มหาวิทยาลัยอัสสัมชัญ  จำกัด
“กรรมการ”

หมายถึง กรรมการดำเนินการ สหกรณ์ออมทรัพย์มหาวิทยาลัยอัสสัมชัญจำกัด

“ผู้จัดการ”

หมายถึง ผู้จัดการสหกรณ์ออมทรัพย์มหาวิทยาลัยอัสสัมชัญ จำกัด

“พนักงานการเงิน”

หมายถึง พนักงานของสหกรณ์ที่ได้รับมอบหมายให้ทำหน้าที่ รับผิดชอบในการรับ จ่ายและเก็บ รักษาเงิน ของ สหกรณ์ฯ

“เงินสดในมือ”

หมายถึง เงินสดที่เป็นธนบัตรและเหรียญกษาปณ์ ซึ่งสหกรณ์เก็บรักษาไว้ที่สำนักงานสหกรณ์ เพื่อใช้จ่าย หมุนเวียน ในทาง ธุรกิจของสหกรณ์

“เอกสารการเงิน” หมายถึง  เช็ค ธนาณัติ ตั๋วแลกเงิน ตั๋วแลกเงินไปรษณีย์ หรือตั๋วสัญญาใช้เงิน
   
ข้อ 5

สหกรณ์เปิดรับจ่ายเงินตั้งแต่เวลา 08.30 น. ถึง 15.30 น. ทุกวัน เว้นวันหยุดราชการ/หรือวันหยุดตามประกาศของสหกรณ์

ข้อ 6

ให้ผู้จัดการเป็นผู้รับผิดชอบในการรับ - จ่าย และเก็บรักษาเงินของสหกรณ์

ข้อ 7

กรณีที่ยังไม่มีผู้จัดการหรือผู้จัดการไม่อยู่หรือผู้จัดการไม่อาจปฏิบัติหน้าที่ตามข้อ 6 ได้ ให้คณะกรรมการแต่งตั้งกรรมการหรือพนักงานการเงิน หรือ พนักงาน ผู้หนึ่งผู้ใด ที่เห็นสมควร ซึ่ง ไม่ได้ปฏิบัติหน้าที่เกี่ยวกับงานด้านบัญชีเป็นผู้ปฏิบัติหน้าที่ตามข้อ 6 แทน โดยอยู่ ในความรับผิดชอบ ของ คณะกรรมการ

ข้อ 8

การรับจ่ายเงินจะต้องจัดให้มีเอกสารหลักฐานใบสำคัญประกอบครบถ้วน และจะต้องบันทึกรายการ ในสมุดบัญชี ของสหกรณ์ทุกครั้งทันท ีที่เกิด รายการขึ้น และผู้จัดการ จะต้องตรวจสอบ ให้ถูกต้อง เป็นประจำวัน

 

หมวด 1
ใบเสร็จรับเงิน

ข้อ 9

ใบเสร็จรับเงินให้ใช้ตามแบบที่สหกรณ์กำหนดโดยให้มีสำเนาอย่างน้อย 2 ฉบับ เพื่อประโยชน์ในการตรวจสอบและบันทึกบัญชี

ข้อ 10

ใบเสร็จรับเงินให้มีหมายเลขกำกับเล่มและหมายเลขกำกับใบเสร็จรับเงินเรียงตามลำดับกันไปทุกฉบับ ให้สหกรณ์จัดทำทะเบียนคุม ใบเสร็จรับเงิน ไว้ เพื่อให้ทราบและตรวจสอบได้ว่า ได้จัดพิมพ์ขึ้นจำนวนเท่าใด ได้จ่ายใบเสร็จรับเงินเล่มใด หมายเลขใดถึงหมายเลขใด ให้พนักงานผู้ใด้ ไปใช้ เมื่อไร
   การเบิกใช้ใบเสร็จรับเงิน ให้เบิกใช้ตามจำนวนที่เหมาะสมและจำเป็นกับสภาพธุรกิจของสหกรณ์ โดยให้เบิกตามลำดับเล่ม และเลขที่ของ ใบเสร็จ รับเงิน  และให้มีหลักฐาน การเบิก จ่ายใบเสร็จ รับเงินไว้ด้วย

ข้อ 11

ใบเสร็จรับเงินห้ามขูดลง แก้ไข เพิ่มเติม จำนวนเงินหรือชื่อผู้ชำระเงินหากใบเสร็จรับเงินฉบับใดลงรายการรับเงินผิดพลาด ก็ให้ ขีดฆ่ายกเลิก ใบเสร็จรับเงินนั้น ทั้งฉบับ แล้วออกฉบับใหม่ให้แทน สำหรับ ใบเสร็จรับเงินฉบับที่ยกเลิก ให้ขีดฆ่า และเขียนเหตุผล พร้อมกับ ลงชื่อ กำกับไว้และให้เย็บติดไว้ในเล่มโดยมีสำเนาอยู่ครบทุกฉบับพร้อมต้นฉบับ

ข้อ 12

ให้สหกรณ์เก็บรักษาสำเนาใบเสร็จรับเงิน  ซึ่งผู้สอบบัญชียังมิได้ตรวจสอบไว้ในที่ปลอดภัยอย่าให้สูญหายและเมื่อได้ตรวจสอบแล้วก็ให้เก็บ ไว้อย่าง เอกสารธรรมดาได้

ข้อ 13

ให้คณะกรรมการมอบหมายให้กรรมการคนใดคนหนึ่ง หรือพนักงานของสหกรณ์ทำหน้าที่ควบคุมการจัดเก็บรักษาใบเสร็จรับเงินที่ยังไม่ได้ใช้ และ เล่มที่ยังใช้ไม่หมด ไว้ใน ที่ มั่นคง ปลอดภัย

ข้อ 14

ทุกงวด 3 เดือน และเมื่อสิ้นปีทางบัญชีของสหกรณ์ ให้คณะกรรมการ แต่งตั้งคณะอนุกรรมการ ขึ้นทำการตรวจนับ ใบเสร็จรับเงิน ทั้งที่ใช้แล้วและที่ยังคงเหลือ ให้เป็นการถูกต้อง โดยจัด ทำ หลักฐาน การตรวจนับไว้ด้วย

 
หมวด 1
การรับเงิน
ข้อ 15

สหกรณ์ต้องออกใบเสร็จรับเงินทุกครั้งที่มีการรับเงิน โดยปกติให้ใช้ใบเสร็จรับเงินเล่มเดียวกันในการรับเงินทุกประเภท  เว้นแต่เงิน ประเภทใด ที่มีการรับชำระ เป็นประจำ และมีจำนวนมากราย จะแยกใบเสร็จรับเงิน เล่มหนึ่งสำหรับ การรับชะเงินประเภทนั้น ก็ได้

ข้อ 16

การรับเงินของสหกรณ์ให้รับเป็นเงินสด แต่ถ้าเป็นกรณีที่จำเป็นและเป็นประโยชน์แก่สหกรณ์ก็อาจรับเป็นเอกสารการเงิน เช่น ธนาณัติ หรือ ตั๋ว แลกเงินไปรษณีย์ หรือเช็ค หรือตั๋วแลกเงิน หรือสัญญาใช้เงินก็ได้

ข้อ 17

ในกรณีจำเป็นที่ต้องรับเช็คหรือตั๋วสัญญาใช้เงินจะต้องเป็นเช็ค หรือตั๋วสัญญาใช้เงินที่ธนาคารรับรอง
   ในกรณีที่เป็นเช็คที่ไม่สามารถให้ธนาคารรับรองได้ จะต้องเป็นเช็คที่สั่งจ่ายเงินในวันออกเช็ค และคณะกรรมการ ได้พิจารณาแล้วว่า ผู้สั่ง จ่ายเช็ค เป็นบุคคล ที่เชื่อถือได้ ถ้าจำเป็นต้องรับเช็ค ลงวันที่ล่วงหน้า ก็ต้องเป็น เช็คลงวันที่ ล่วงหน้า ไม่เกินสามวัน และจำนวนเงิน ตามเช็ค แต่ละรายรวมแล้ว จะต้องไม่เกิน ................................. บาท และคณะกรรมการ จะต้องให้ผู้สั่งจ่าย จัดหาหลักประกัน ที่เป็นทรัพย์สิน หรือบุคคล ที่เชื่อถือได้ มารับอาวัลเช็ค หรือให้ธนาคารพาณิชย์ ค้ำประกันหนี้สินต่าง ๆ ที่ชำระด้วยเช็คทั้งหมด

ข้อ 18

ในกรณีมีการรับเช็คตามข้อ 17 ใบเสร็จรับเงินที่สหกรณ์ออกให้แก่ผู้จ่ายเช็คให้ระบุว่าเป็นเช็คของธนาคารใด เลขที่เท่าใด และลงวันที่เท่าใด ทั้งให้ กำหนดเงื่อนไข ไว้ในใบเสร็จรับเงินว่า “ใบเสร็จรับเงินนี้จะสมบูรณ์ต่อเมื่อได้รับเงินตามเช็คนั้นแล้ว” และให้จัดทำ ทะเบียน รับเช็ค เพื่อบันทึก รายละเอียดเกี่ยวกับเช็คดังกล่าวเพื่อการควบคมและตรวจสอบด้วย เช็คที่ถึงกำหนดให้นำฝากธนาคารทันที ส่วนเช็ค ที่ยังไม่ถึง กำหนด ให้เก็บรักษาไว้ จนกว่าจะถึงวันครบกำหนด

ข้อ 19

เงินสดและเอกสารการเงินที่สหกรณ์ได้รับในแต่ละวันตามข้อ 16 ให้นำฝากธนาคารเมื่อสิ้นเวลารับจ่ายเงินในวันนั้น เว้นแต่เอกสารการเงิน ประเภทที่ต้อง นำไปขึ้น เป็นเงินสดก่อน ก็ให้ดำเนินการในทันที
    ในกรณีที่ไม่สามารถนำฝากธนาคารได้ทันวันนั้น ให้บันทึกเหตุผลไว้ในสมุดบัญชีเงินสดและแจ้งให้ประธานกรรมการ หรือกรรมการผู้ได้รับมอบหมายจากคณะกรรมการเพื่อทราบและให้รีบนำเข้าฝากธนาคารในเวลาเริ่มทำการของวันทำการถัดไปทันที
เงินสดและเอกสารการเงินซึ่งไม่อาจนำฝากธนาคารได้ทันในวันนั้นให้เก็บรักษาไว้ในตู้นิรภัยของ สหกรณ์ หรือในที่มั่นคงปลอดภัย

ข้อ 20

กรณีเงินนำฝากธนาคารมีจำนวนมาก หรือธนาคารอยู่ห่างไกล หรือกรณีที่เห็นว่าจะไม่ปลอดภัยแก่เงินที่จะนำฝากธนาคาร ให้คณะกรรมการพิจารณาแต่งตั้งให้กรรมการคนใดคนหนึ่งร่วมกับผู้จัดการควบคุมเงินไปฝากธนาคาร และ/หรืออาจจัดให้มีเจ้าหน้าที่ตำรวจควบคุมรักษาความปลอดภัยด้วยก็ได้

 
หมวด 3
การจ่ายเงิน
ข้อ 21

การจ่ายเงิน ให้จ่ายเฉพาะเพื่อกิจการภายในขอบเขตวัตถุประสงของสหกรณ์ และเป็นไปโดยถูกต้องตามระเบียบและข้อบังคับของสหกรณ์

 

การจ่ายเงินทุกครั้ง ต้องมีหลักฐานการจ่ายที่ถูกต้องสมบูรณ์เก็บไว้ เพื่อประโยชน์ในการตรวจสอบ

ข้อ 22

การจ่ายเงินทุกครั้ง ต้องมีหลักฐานการจ่ายที่ถูกต้องสมบูรณ์เก็บไว้ เพื่อประโยชน์ในการตรวจสอบ

ข้อ 23

หลักฐานการจ่าย นอกจากใบเสร็จรับเงิน ซึ่งผู้รับเงินออกให้แก่สหกรณ์ให้ใช้ตามแบบที่ สหกรณ์กำหนด

ข้อ 24

หลักฐานการจ่าย ที่เป็นใบเสร็จรับเงินซึ่งผู้รับเงินออกให้แก่สหกรณ์อย่างน้อยจะต้องมีรายการดังต่อไปนี้

ก.
    ชื่อ สถานที่อยู่ หรือที่ทำการของผู้รับเงิน
ข. วัน เดือน ปี ที่รับเงิน
ค.
    รายการแสดงการรับเงินระบุว่าเป็นค่าอะไร
ง.
    จำนวนเงินทั้งตัวเลขและตัวอักษร
จ.
    ลายมือชื่อของผู้รับเงิน
ข้อ 25

ให้พนักงานการเงินประทับตรา “จ่ายเงินแล้ว” และลงลายมือชื่อกำกับการจ่ายพร้อมวันเดือนปีไว้ในหลักฐานการจ่ายเงินทุกฉบับเพื่อประโยชน์ในการตรวจสอบ

ข้อ 26 การจ่ายเงินของสหกรณ์ ให้กระทำได้ดังนี้
26.1

การจ่ายเงินเป็นจำนวนไม่มาก และต้องจ่ายเป็นประจำ เช่น ค่าพาหนะ ค่าเบี้ยเลี้ยงของกรรมการและพนักงานของสหกรณ์ ค่าสื่อสาร ค่า ขนส่ง ค่าไฟฟ้า ค่าน้ำประปา และใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด เป็นต้น ให้จ่ายจากเงินสดในมือที่กำหนดให้เก็บรักษาไว้ได้ไม่เกิน ...................................บาท (............................................)

26.2

การจ่ายเงินเป้นจำนวนมากให้แก่สมาชิกหรือกรรมการหรือพนักงานของสหกรณ์ หรือการจ่ายเงินของสหกรณ์ในทางธุรกิจอื่นๆ ให้จ่าย เป็นเช็ค ยกเว้นถ้าผู้รับเงินประสงค์จะให้จ่ายเป็นเงินสด หรือในกรณีที่สหกรณ์ไม่สามารถจ่ายเงินเป็นเช็คได้ก็ให้จ่ายเป็นเงินสด โดย ได้รับความเห็นชอบ จากคณะกรรมการ

ข้อ 27

ก่อนจ่ายเงินทุกครั้ง ผู้มีหน้าที่จ่ายต้องตรวจสอบเอกสารหลักฐานต่าง ๆ และใบสำคัญ ประกอบการจ่ายเงิน ให้ถูกต้อง เรียบร้อย และต้องมี ผู้อนุมัติ ให้จ่ายเงินได้ จึง จ่ายเงิน และเรียกใบเสร็จรับเงินจากผุ้รับเงิน หรือให้ผู้รับเงินลงนามรับเงินไว้ในหลักฐานการจ่ายเงินของสหกรณ์ทุกครั้ง

ข้อ 28

การจ่ายเงินแก่ผู้มีสิทธิรับเงิน ในกรณีที่ไม่รู้จักตัวผู้ขอรับเงิน ต้องให้บุคคลอื่นที่เชื่อถือได้ลงลายมือชื่อรับรอง หรือนำหลักฐาน เช่น บัตรประจำตัว แสดง ประกอบการ รับเงินด้วย

ข้อ 29

การจ่ายเช็คตามที่กำหนดไว้ในข้อ 26.2 ให้สั่งจ่ายในนามบุคคลหรือหน่วยงานผู้รับเงินโดยขีดฆ่าคำว่า “ผู้ถือ” ออก

ข้อ 30

การจ่ายเช็คต้องมีใบสำคัญจ่ายเช็ค ซึ่งมีรายละเอียดเกี่ยวกับวันที่จ่ายเช็ค เลขที่เช็ค ชื่อธนาคาร วัตถุประสงค์ในการจ่ายเงิน ชื่อผู้รับเช็ค และ จำนวนเงิน พร้อมทั้งลงชื่อผู้จัดการทำเอกสารและผู้อนุมัติไว้เป็นหลักฐาน ทั้งนี้ สหกรณ์จะต้อง จัดให้ มีทะเบียน จ่ายเช็ค บันทึกรายละเอียด ข้างต้น เพื่อการ ควบคุม และตรวจสอบด้วย
   เช็คที่มีการลงชื่อสั่งจ่ายเรียบร้อยแล้ว แต่ยังไม่มีผู้มารับให้เก็บรักษาไว้ในที่ปลอดภัยและควรติดต่อให้ผู้รับมารับไปโดยเร็วที่สุด

ข้อ 31

ในกรณียกเลิกการจ่ายเช็ครายการใดให้ผู้มีหน้าที่จ่ายประทับตรา “ยกเลิก” ในเอกสารที่ยกเลิกทุกฉบับ ส่วนเช็คที่ ยกเลิก ให้เย็บติด กับต้นขั้ว และประทับตรา “ยกเลิก” พร้อมบันทึกเหตุผลที่ยกเลิกและลงลายมือชื่อผู้รับผิดชอบกำกับไว้ด้วย

ข้อ 32

ในการถอนเงินจากธนาคาร หรือแหล่งรับฝากเงินอื่น ๆ เพื่อนำมาใช้จ่ายในธุรกิจของ สหกรณ์ให้ผู้จัดการหรือผู้ทำหน้าที่แทน ทำบันทึกขออนุมัติ ถอนเงิน โดยชี้แจงเหตุผล ต่อประธานกรรมการ หรือรองประธานกรรมการ หรือกรรมการ ผู้ที่ได้รับ มอบหมาย จากคณะกรรมการ ให้เป็นผู้ มี อำนาจอนุมัติ การถอนเงิน พร้อมทั้งแนบเอกสารหลักฐานต่าง ๆ และเอกสารการถอนเงิน เพื่อประกอบการพิจารณาด้วย

 
หมวด 4
การเก็บรักษาเงินและเอกสารสำคัญ
ข้อ 33

เมื่อสิ้นเวลาทำการตามข้อ 5 ให้ผู้จัดการหรือผู้ปฏิบัติหน้าที่แทนตาม ข้อ 7 ตรวจสอบ รายการเงินสด ในสมุดบัญชี เปรียบเทียบ กับตัวเงินสด ในมือ เป็นประจำทุกวัน เมื่อเห็นว่าถูกต้อง ตรงกันแล้ว ให้ลงลายมือชื่อกำกับไว้สมุดบัญชีด้วย

ข้อ 34

เงินสดและเอกสารการเงินที่สหกรณ์จะต้องเก็บรักษาไว้ในมือในแต่ละวันนั้น ให้เก็บรักษาไว้ในตู้นิรภัยของสหกรณ์ หรือในที่มั่นคงปลอดภัย โดย อยู่ในความรับผิดชอบของผู้จัดการ

ข้อ 35

ให้เก็บรักษาสมุด คู่บัญชีเงินฝากของสหกรณ์ ทุกเล่ม สมุดบัญชี ทะเบียนและเอกสารเกี่ยวกับการเงินไว้ในตู้นิรภัย และ/หรือในที่มั่นคงปลอดภัย โดย อยู่ในความรับผิดชอบ ของผู้จัดการ

ข้อ 36

ให้คณะกรรมการมอบหมายให้ประธานกรรมการ หรือรองประธานกรรมการ หรือกรรมการคนใดคนหนึ่ง ทำการตรวจสอบ เป็นครั้งคราว เกี่ยวกับ เงินสดคงเหลือ และเอกสารการเงินอื่น ๆ ให้ถูกต้อง

ข้อ 37

ให้ผู้จัดการ จัดให้มีการทำบัญชีรับจ่าย งบทดลอง งบสอบยอดเงินฝากธนาคาร (กรณีเงินฝากในบัญชีของสหกรณ์ และหลักฐาน ของธนาคาร ไม่ ตรงกัน) รวมทั้งสรุป เกี่ยวกับการ รับจ่ายเงิน เสนอต่อที่ประชุมคณะกรรมการ เป็นประจำทุกครั้งที่มีการประชุม

 

ประกาศ  ณ  วันที่  18  มิถุนายน  2540


(ลงชื่อ)

 (ดร.ชวลิต   หมื่นนุช)   
ประธานกรรมการดำเนินการ
สหกรณ์ออมทรัพย์มหาวิทยาลัยอัสสัมชัญ จำกัด